TMS là gì? Giải pháp công nghệ tối ưu vận hành

TMS đang trở thành công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành và cắt giảm chi phí logistics. Vậy TMS là gì?

TMS là gì? 

Trả lời cho câu hỏi "TMS là gì", thực chất TMS (Transport Management System) là hệ thống phần mềm được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lên kế hoạch, vận hành và tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng hóa. 

Không chỉ đơn thuần là một công cụ kỹ thuật, TMS còn là "trợ lý chiến lược" giúp các doanh nghiệp kiểm soát toàn diện chuỗi vận tải.

Những chức năng nổi bật của TMS

Một hệ thống TMS hiệu quả thường tích hợp hàng loạt tính năng hữu ích như:

Quản lý hồ sơ, chứng từ

Lưu trữ và xử lý tự động các tài liệu liên quan đến vận chuyển.

Kiểm soát đội xe và nhân sự

Theo dõi thông tin tài xế, chủ xe, mức tiêu hao nhiên liệu, chi phí bảo dưỡng và quá trình thực hiện cross-docking.

Tự động hóa điều phối

Lập lịch tuyến đường và thời gian giao hàng tối ưu, giảm công sức và rút ngắn thời gian vận hành.

Theo dõi hàng hóa trực tuyến

Kết hợp GPS và IoT để giám sát vị trí, trạng thái đơn hàng theo thời gian thực, đồng thời cảnh báo kịp thời khi có sự cố.

Những ai nên ứng dụng hệ thống TMS?

TMS phù hợp với doanh nghiệp có tần suất vận chuyển lớn và yêu cầu quản lý logistics chặt chẽ.

Cụ thể bao gồm:

• Doanh nghiệp sản xuất
• Công ty phân phối và thương mại điện tử
• Nhà bán lẻ
• Các nhà cung cấp dịch vụ vận tải, logistics và kho bãi

Trong kỷ nguyên số, mọi doanh nghiệp có hoạt động giao nhận đều có thể tận dụng TMS để nâng cao hiệu quả và tiết giảm chi phí.

TMS vận hành như thế nào?

Khi hiểu được TMS là gì, thì bạn cần nắm bắt được cách thức vận hành của TMS.

Hệ thống TMS tiếp nhận dữ liệu từ nhiều nguồn như hàng hóa, phương tiện vận chuyển, nhân sự giao nhận,... 

Sau đó, các thông tin này được xử lý để đề xuất tuyến đường tối ưu, phương thức giao nhận phù hợp và cung cấp báo cáo tiến độ giao hàng.

TMS nổi bật với khả năng phân tích dữ liệu, giúp doanh nghiệp ra quyết định dựa trên hiệu quả vận hành và chi phí thực tế.

Bên cạnh đó, TMS có thể tích hợp linh hoạt với các phần mềm khác như:

• ERP: Quản lý tài chính, đơn hàng, kế toán và hóa đơn.
• WMS (Warehouse Management System): Hỗ trợ quản lý kho, sắp xếp hàng, theo dõi hàng tồn và thực hiện đơn hàng.
• Kết hợp với TMS, các hệ thống tạo nên giải pháp quản lý chuỗi cung ứng trọn vẹn, từ kho đến giao hàng.

Lợi ích dành cho doanh nghiệp 

Việc triển khai TMS không chỉ đơn thuần là áp dụng công nghệ mới mà còn mang lại nhiều giá trị thiết thực cho doanh nghiệp.

Có 6 lợi ích cơ bản 

1. Tối ưu chi phí phân phối

TMS giúp đồng bộ dữ liệu kho và phương tiện, giảm thiểu tình trạng chờ đợi chứng từ, bốc dỡ không hợp lý. Tối ưu đội xe và nhân sự giúp giảm chi phí vận hành và tồn kho.

2. Giám sát chuỗi cung ứng

Theo dõi vận chuyển trực tuyến, minh bạch và kịp thời, giúp phát hiện và xử lý sự cố nhanh chóng.

3. Giảm thiểu lỗi hóa đơn và chi phí hành chính

TMS tự động đối soát cước phí với chủ hàng, chủ xe và các bên liên quan. Nhờ đó, doanh nghiệp hạn chế tối đa sai sót trong thanh toán và tiết kiệm thời gian cho các thủ tục hành chính.

4. Quản lý vận chuyển trên một nền tảng tập trung

Thay vì phải điều phối vận chuyển thủ công, gọi điện liên tục, kiểm tra từng khâu, TMS tích hợp tất cả thông tin từ hệ thống định vị GPS, hộp đen, phần mềm,... vào một nền tảng duy nhất.

5. Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Mỗi khách hàng sẽ có bảng thông tin riêng về tình trạng vận đơn, từ khâu chuẩn bị cho đến khi hàng được giao. Điều này giúp nâng cao sự minh bạch và củng cố niềm tin của khách hàng vào dịch vụ.

6. Mở rộng quy mô dễ dàng

Nhờ tự động hóa, doanh nghiệp có thể mở rộng đơn hàng và tuyến đường mà không cần tăng nhân sự, chỉ một người am hiểu TMS đã đủ để vận hành hiệu quả.

Chỉ cần một người nắm vững nghiệp vụ và sử dụng thành thạo TMS là có thể vận hành hệ thống hiệu quả.

Kết luận

TMS là gì - không chỉ là phần mềm quản lý vận tải, mà còn là công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp hiện đại hóa quy trình giao nhận.